上海金蝶K/3 OA系統
根據在我國辦公自動化的建設和使用多年的歷史經驗積累，在目前新的一輪推動高潮中，我們發現和以前存在相當大的不同。首先其應用背景由單純的模擬手工辦公環境的運用，向一個要求更高的電子化協同工作環境轉化，其環境必須為用戶提供一個打破部門界限的網絡互動式辦公作業環境，第二，對于辦公自動化的理念有了新的定義，由原先作為企業行政辦公信息化服務的概念，逐步擴大延伸到企業的各項業務管理環節，成為企業運營信息化和數字化的一個重要組成環節，第三其外延部分得到了迅速的擴展，其中知識管理理念的滲透表現尤為突出，此外與國家信息化建設的“三網一庫”關系緊密，有文章直接將辦公自動化作為國家電子政務建設的基礎工作來描述。
這樣就對于目前國內的辦公自動化軟件提出了更加高的要求，不僅要求現有的軟件功能和表現能符合傳統MIS系統的要求，還要求據有更多的表現內涵。為此金蝶國際軟件集團提出了一整套基于上述理念的解決方案。
上海金蝶K/3OA系統開發理念
第一，建立可以全員協作電子化的工作環境，所有人員可以借助這個環境來以一種互動式的方式來完成日常工作；
第二，要求這個協作化的平臺環境能對工作效率有大的推進作用，大幅度地提高辦公效率和業務質量，其核心應能表現出對工作團隊和工作流程的推動、監督作用；
第三，其協作環境不僅要對業務過程進行有效的管理監督，還應對企業的運行過程信息能夠進行及時的信息沉淀以確保企業寶貴的資源不流失，也就是說建立一個企業知識收集平臺；
第四，從某種意義上來說，辦公自動化的協作環境不能只是針對行政人員的孤立工作環境，它必須對周邊業務系統應用有良好的協同工作能力。并為企業的行政管理提供一套切實有效的管理方案，而不是單純地模擬手工；
第五，以知識管理理念作為系統的指導理念。
上海金蝶K/3OA系統解決的問題
對于企業而言，建立一個好的辦公自動化環境與平臺應立足于解決用戶的以下問題:對于企業的信息化整體建設而言：建立一個電子化的工作環境并以此為基礎建立一個可以控制的電子化工作流環境，建立一個企業知識收集平臺。
對辦公環境而言:辦公自動化軟件系統將給企業帶來一個全新的電子化的工作環境，其最大的特點是可以大大提高工作效率與質量，工作人員只要將最大的精力放在自己處理的環節上就可以了，在沒有軟件系統之前企業中所有的事務活動都是以找人的方式進行的。
對于工作流程而言:企業擁有一套可以實時監控的工作流程環境，因為在系統建立的過程中，企業的工作業務流程可以根據實際情況設定好，每個參與人員在運作過程都必須遵守相應的規則、規范，系統可以隨時反映每一工作流程的狀況，而在手工環境中的事務工作流沒有有效的監督跟蹤手段，是很難回避其中出現的扯皮現象的。
對于辦公效率而言:系統設定的工作流程是可以變更的;可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。
對于企業的運作財富而言:在實際業務中產生的各種工作文檔可以得到及時的保存和歸檔，避免寶貴的知識情報由于人為因素而丟失。
對于企業的知識工程而言;隨著應用的深化，企業可以對系統中的各種信息文檔精心整理，并利用知識連接工具將離散的文檔資料整理成為緊密相關的企業運作知識，在工作中加以重用，同時這些信息可以通過信息門戶及時地發送到相關人員那里。
上海金蝶K/3OA系統建設過程
圖1
為使企業的辦公自動化建設工作隨自身的應用需求而逐步擴展，以適應在不同發展歷程的應用管理需求，應針對企業的實際情況制定一套明確的策略。
在使用的初期可以將工作重點首先放在將用戶的辦公業務基礎邏輯管理起來這個環節上，這個過程應當是簡單而迅速的，對于用戶而言，在這個時期可以得到一個簡單但使用高效的辦公管理基礎平臺，并同時在此平臺上架構內部郵件系統；
第二步，將為客戶提供一個將內部郵件和外部Internet郵件整合的系統環境，這不僅使內外信息溝通變得暢通，同時也使得信息的安全管理提高了一個等級；
第三步，將為用戶提供一個將自身與外圍聯系更加緊密的信息溝通平臺，在此將著重處理企業單位的產品、服務和用戶以及服務對象之間的信息關系，并將這些信息作為自身發展的基礎依據，即將先進的客戶關系管理理念中的精華部分和辦公自動化管理有機地結合起來，由此將企業的辦公管理提高到一個新的高度；
第四步，在整合了大量的知識文檔以后，將為企業提供一個全面，安全、高效的電子文件管理系統，將企業原先簡單的手工文檔管理水平提高為基于知識管理的文檔管理水平，將企業的辦公管理賦予全新的知識管理理念；
第五步，提供一套完整的基于Internet的工作環境，為企業或單位提供一套完整，安全的WEB信息門戶系統，用戶可以在任何地方對辦公管理環節中需要處理的還環節進行處理，并對所要的信息知識進行方便的檢索，從而及時跟上現代化的辦公節奏。從管理觀念上講，辦公自動化的成功與否對企業整體信息化建設起舉足輕重的作用，因為辦公自動化系統涉及的管理范圍正是企業最基層但又是最重要的基礎管理環節。
上海金蝶K/3OA系統的應用設計標準
1.軟件易用簡明:辦公自動化軟件因其應用的特殊性和使用人員的特殊性，在軟件設計上應做到盡量簡單易用，充分利用目前流行的郵件驅動和事件驅動模式來引導客戶使用軟件系統，這樣即使用戶不掌握整個系統也可以非常好地來處理他目前的業務。
2.系統開放而且方便地設置多個應用模式:同樣由于辦公自動化系統的特殊性，在軟件設計上要力求模式開放，應用模式可以由用戶自行規劃和調整，同樣一種應用可以由用戶來決定其應用模式，并允許存在多重應用模式；在產品規劃上要求多元化，便于用戶迅速實施使用，但又要保持數據的高度完整性和集成性；在產品系統設計上應將類似的工作概念獨立化，具體表現在涉及同種操作上，在任何一個子產品中都使用一種表現模式，這樣就大大降低了產品在使用上的復雜性。
3.系統有良好的擴展性:系統應該具備有良好的擴展性，用戶可以在原有基礎上做一些二次開發并容易地掛接第三方應用程序。同時和信息門戶軟件有良好的適應性，方便用戶進行內外信息的發布。
4.系統與其他應用軟件的集成性好:系統應該和其他基礎軟件應用有良好的集成特性，可以將金蝶的財務或物流軟件的單據審批工作流有機地集成起來。
5.系統的安全性要高
6.系統管理的統一化:提供一個整合的產品管理界面，該產品將可在同一界面中來管理全部子產品，就類似Win2000中的“計算機管理”或“MMC”，一樣。
7.更多新技術的應用:在產品中將逐步實現和無線及移動設備的信息交流，和知識信息門戶軟件的集成，并開始支持J2EE和WebServices的發展架構，全面支持基于Internet的移動辦公模式。
企業中使用辦公自動化常見的問題和解決辦法
在企業中推行辦公自動化系統，在我國已經有很多年歷史了，但由于對辦公自動化一直缺乏非常明確的理念指導思想，所以在目前其整體運用水準與國外還是存在非常大的差距。
其原因有很多,很多文章對此均作了描述并提出很多有創意的改良方法,在此不再重復列舉,僅對其中兩項經常被容易忽略的內容作詳細的闡述。
一是系統的實施目標。從過去很多失敗的事實情況來看，有相當大比重的系統運行不理想的直接原因就是實施目標錯誤或模糊。過去有許多人認為辦公自動化系統是一個比較簡單的系統，在系統推進的目標上也往往以其他業務軟件為藍本來制定，最常見的毛病就是僅僅以系統模塊為實施階段目標。然而辦公自動化系統和其他業務軟件最大的區別就在于他的應用模塊結構比較松散，應用模式也經常變化。應用人員面對軟件的角度也經常多變。有些看似非常簡單的業務在實際過程中卻是非常復雜的，所以用戶僅僅接受的模塊使用培訓往往會感覺和實際中應用存在很大的距離，這個問題不能很好地解決，可能將直接導致對軟件系統的抱怨。
二是片面地夸大辦公自動化系統在企業中的基礎地位。在制定目標上貪全圖大，試圖靠辦公自動化系統來解決所有的問題，這個問題處理不好，要不導致系統陷入無休無止的客戶化工作中，要不項目陷入僵局而停滯不前。所以我們認為在系統目標上應以企業管理的特色為基礎，將工作重點放在幾個明確的目標上，特別是那些其他應用軟件無法解決的問題環節上才是最合理的目標。金蝶根據自己的經驗，將辦公自動化系統所要完成的目標按其應用模式分為以下幾個（見圖2）:
圖2
通過上述目標的確認，我們在實施過程中尤其是系統建設的啟動階段取得了非常良好的效果。
三是理念的問題。在企業中推行系統時，常常有的系統管理員會認為在企業中辦公自動化系統在企業中的地位較低，其應用的價值也比不上其他類似ERP、財務軟件等系統重要，因而缺乏信心和動力。其實這是對應用理論缺乏必要的了解而導致的結果。從目前來講隨著知識管理理念的普及，這一理念已經成為辦公自動化軟件的核心指導理念。辦公自動化軟件管理的正是企業所賴以發展的信息體系，這一點已經被許多具有高瞻遠矚的企業所認同。辦公自動化系統可以將企業中大量的業務文檔，資料信息，賬簿報表，經驗總結進行有機的管理，在系統決策方面可以利用此系統來管理其他業務系統具有一定深度分析的結果報表，將其分門別類地存儲起來，供管理人員使用，這種方式不是會比在企業管理決策人員面前放置很多的查詢程序效率要高很多嗎?從這個角度講辦公自動化系統將可以把企業運作理論和經驗表現為一種適合各種崗位人員使用的顯性知識。另外一個角度的問題是，企業中的辦公自動化軟件運用人員同樣也會有一種想法，認為企業中的辦公系統知識為企業的領導服務的，其中沒有對自己的工作有太大的幫助。其實這也是一個誤區，辦公自動化在企業中實施最大的一個職能就是將企業中業務流程合理化，可監控化，透明化。這里可以消除的最大的問題就是避免了手工狀態的人為扯皮問題。當我們許多的辦事人員因為公司的辦事效率低而長嘆時，辦公自動化系統中的流程監控，事務催辦功能就可以為你帶來巨大的幫助了。
上海金蝶K/3 OA V7產品簡介 - 主要功能
為增加系統安全性及可行性金蝶K/3 OA在NOTES客戶端提供了一個功能強大完善的系統設置模塊，系統管理員只需通過對此模塊的設置即可輕松、快捷、有效地為企事業單位、政府或集團建立起一個切實可行的網絡辦公系統。
金蝶K/3 OA的系統設置模塊不僅提供了常用的設置功能，如：部門設置、群組、角色、人員設置、數據維護等。還涵蓋了創建OA平臺所必須的網絡配置功能，包括郵件服務器的配置、應用配置、手機短信設置等等，真正實現了系統配置的一體化，方便系統管理員日后維護和查詢。而且，系統管理員可以根據實際應用情況對系統進行個性化設置，其中包括：個人界面自定義、工具模塊、軟件模塊自定義等。
服務器
硬件：-PC服務器、IBM AS 400等服務器
應用平臺：Lotus Domino 5.0.11以上
2. 個人辦公
用戶可通過此模塊完成個人日常辦公，其中主要包括電子郵件、日歷、信息訂閱、個人留言、個人選項、待辦事宜、名片管理、在線交流等模塊。用戶通過這些模塊可完成與個人有關的辦公事務，提高處理公務的效率，建立自己的辦公體系。
3. 網絡辦公
網絡辦公是以流程核心為基礎、以B/S為結構、基于Internet架構的網上辦公系統。它針對企業的職能部門，完成相對應的工作。其中包括收文管理、發文管理、會議/會議室管理、企業工作流、檔案管理、信息反饋、合同管理和工作計劃。同時，用戶還可以根據實際的工作需要，在工作流模板基礎上建立自己的網絡辦公模塊。
4. 公共信息
公共信息是整個系統的重要組成部分，可以發布各類信息，是企業信息發布的平臺。用戶可以通過查詢、訂閱和發布等多種方式處理各項信息，有助于用戶方便、快捷、準確地獲得各種共享信息。
系統將公共信息分為九大類：知識中心、新聞中心、單位名錄、企業黃頁、員工卡片、電子刊物、焦點論壇、和電子圖書。
5. 輔助辦公
輔助辦公是本系統中的附加模塊，該模塊為企事業單位的正常運轉提供了許多必不可少的功能，能幫助用戶管理公司的后勤等方面的運作，為業務地開展提供了極大的保證。
其中包括：資源管理、車輛管理、網絡調查等模塊。
6. 行政管理
行政管理模塊為企事業單位的正常運轉提供了許多必不可少的功能，能幫助用戶管理公司的行政、人事方面的運作，為業務地開展提供了極大的保證。
其中包括：行政公告、規章制度、人事管理、員工意見箱等模塊。
隨著中國加入WTO組織和知識經濟模式的到來，中國的企業正在以一種前所未有的熱情來致力企業內部管理素質與效率的提高工作。另一個方面，國家對電子政務的推廣力度加大，也會將這一工作推上一個新的高潮，這其中辦公自動化的實施與深化是其中一個重要的環節。
根據在我國辦公自動化的建設和使用多年的歷史經驗積累，在目前新的一輪推動高潮中，我們發現和以前存在相當大的不同。首先其應用背景由單純的模擬手工辦公環境的運用，向一個要求更高的電子化協同工作環境轉化，其環境必須為用戶提供一個打破部門界限的網絡互動式辦公作業環境，第二，對于辦公自動化的理念有了新的定義，由原先作為企業行政辦公信息化服務的概念，逐步擴大延伸到企業的各項業務管理環節，成為企業運營信息化和數字化的一個重要組成環節，第三其外延部分得到了迅速的擴展，其中知識管理理念的滲透表現尤為突出，此外與國家信息化建設的“三網一庫”關系緊密，有文章直接將辦公自動化作為國家電子政務建設的基礎工作來描述。
這樣就對于目前國內的辦公自動化軟件提出了更加高的要求，不僅要求現有的軟件功能和表現能符合傳統MIS系統的要求，還要求據有更多的表現內涵。為此金蝶國際軟件集團提出了一整套基于上述理念的解決方案。
上海金蝶K/3 OA系統開發理念
第一， 建立可以全員協作電子化的工作環境，所有人員可以借助這個環境來以一種互動式的方式來完成日常工作；
第二，要求這個協作化的平臺環境能對工作效率有大的推進作用，大幅度地提高辦公效率和業務質量，其核心應能表現出對工作團隊和工作流程的推動、監督作用；
第三，其協作環境不僅要對業務過程進行有效的管理監督，還應對企業的運行過程信息能夠進行及時的信息沉淀以確保企業寶貴的資源不流失，也就是說建立一個企業知識收集平臺；
第四，從某種意義上來說，辦公自動化的協作環境不能只是針對行政人員的孤立工作環境，它必須對周邊業務系統應用有良好的協同工作能力。并為企業的行政管理提供一套切實有效的管理方案，而不是單純地模擬手工；
第五，以知識管理理念作為系統的指導理念。
上海金蝶K/3 OA系統解決的問題
對于企業而言，建立一個好的辦公自動化環境與平臺應立足于解決用戶的以下問題: 對于企業的信息化整體建設而言：建立一個電子化的工作環境并以此為基礎建立一個可以控制的電子化工作流環境，建立一個企業知識收集平臺。
對辦公環境而言:辦公自動化軟件系統將給企業帶來一個全新的電子化的工作環境，其最大的特點是可以大大提高工作效率與質量，工作人員只要將最大的精力放在自己處理的環節上就可以了，在沒有軟件系統之前企業中所有的事務活動都是以找人的方式進行的。
對于工作流程而言:企業擁有一套可以實時監控的工作流程環境，因為在系統建立的過程中，企業的工作業務流程可以根據實際情況設定好，每個參與人員在運作過程都必須遵守相應的規則、規范，系統可以隨時反映每一工作流程的狀況，而在手工環境中的事務工作流沒有有效的監督跟蹤手段，是很難回避其中出現的扯皮現象的。
對于辦公效率而言:系統設定的工作流程是可以變更的;可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。
對于企業的運作財富而言:在實際業務中產生的各種工作文檔可以得到及時的保存和歸檔，避免寶貴的知識情報由于人為因素而丟失。
對于企業的知識工程而言;隨著應用的深化，企業可以對系統中的各種信息文檔精心整理，并利用知識連接工具將離散的文檔資料整理成為緊密相關的企業運作知識，在工作中加以重用，同時這些信息可以通過信息門戶及時地發送到相關人員那里。
上海金蝶K/3 OA系統建設過程
為使企業的辦公自動化建設工作隨自身的應用需求而逐步擴展，以適應在不同發展歷程的應用管理需求，應針對企業的實際情況制定一套明確的策略。
在使用的初期可以將工作重點首先放在將用戶的辦公業務基礎邏輯管理起來這個環節上，這個過程應當是簡單而迅速的，對于用戶而言，在這個時期可以得到一個簡單但使用高效的辦公管理基礎平臺，并同時在此平臺上架構內部郵件系統；
第二步，將為客戶提供一個將內部郵件和外部Internet郵件整合的系統環境，這不僅使內外信息溝通變得暢通，同時也使得信息的安全管理提高了一個等級；
第三步，將為用戶提供一個將自身與外圍聯系更加緊密的信息溝通平臺，在此將著重處理企業單位的產品、服務和用戶以及服務對象之間的信息關系，并將這些信息作為自身發展的基礎依據，即將先進的客戶關系管理理念中的精華部分和辦公自動化管理有機地結合起來，由此將企業的辦公管理提高到一個新的高度；
第四步，在整合了大量的知識文檔以后，將為企業提供一個全面，安全、高效的電子文件管理系統，將企業原先簡單的手工文檔管理水平提高為基于知識管理的文檔管理水平，將企業的辦公管理賦予全新的知識管理理念；
第五步，提供一套完整的基于Internet的工作環境，為企業或單位提供一套完整，安全的WEB信息門戶系統，用戶可以在任何地方對辦公管理環節中需要處理的還環節進行處理，并對所要的信息知識進行方便的檢索，從而及時跟上現代化的辦公節奏。從管理觀念上講，辦公自動化的成功與否對企業整體信息化建設起舉足輕重的作用，因為辦公自動化系統涉及的管理范圍正是企業最基層但又是最重要的基礎管理環節。
上海金蝶K/3 OA系統的應用設計標準
1.軟件易用簡明:辦公自動化軟件因其應用的特殊性和使用人員的特殊性，在軟件設計上應做到盡量簡單易用，充分利用目前流行的郵件驅動和事件驅動模式來引導客戶使用軟件系統，這樣即使用戶不掌握整個系統也可以非常好地來處理他目前的業務。
2.系統開放而且方便地設置多個應用模式:同樣由于辦公自動化系統的特殊性，在軟件設計上要力求模式開放，應用模式可以由用戶自行規劃和調整，同樣一種應用可以由用戶來決定其應用模式，并允許存在多重應用模式；在產品規劃上要求多元化，便于用戶迅速實施使用，但又要保持數據的高度完整性和集成性；在產品系統設計上應將類似的工作概念獨立化，具體表現在涉及同種操作上，在任何一個子產品中都使用一種表現模式，這樣就大大降低了產品在使用上的復雜性。
3.系統有良好的擴展性:系統應該具備有良好的擴展性，用戶可以在原有基礎上做一些二次開發并容易地掛接第三方應用程序。同時和信息門戶軟件有良好的適應性，方便用戶進行內外信息的發布。
4.系統與其他應用軟件的集成性好:系統應該和其他基礎軟件應用有良好的集成特性，可以將金蝶的財務或物流軟件的單據審批工作流有機地集成起來。
5.系統的安全性要高
6.系統管理的統一化:提供一個整合的產品管理界面，該產品將可在同一界面中來管理全部子產品，就類似Win2000中的“計算機管理”或“MMC”，一樣。
7.更多新技術的應用:在產品中將逐步實現和無線及移動設備的信息交流，和知識信息門戶軟件的集成，并開始支持J2EE和Web Services的發展架構，全面支持基于Internet的移動辦公模式。
企業中使用辦公自動化常見的問題和解決辦法
在企業中推行辦公自動化系統，在我國已經有很多年歷史了，但由于對辦公自動化一直缺乏非常明確的理念指導思想，所以在目前其整體運用水準與國外還是存在非常大的差距。
其原因有很多,很多文章對此均作了描述并提出很多有創意的改良方法,在此不再重復列舉, 僅對其中兩項經常被容易忽略的內容作詳細的闡述。
一是系統的實施目標。從過去很多失敗的事實情況來看，有相當大比重的系統運行不理想的直接原因就是實施目標錯誤或模糊。過去有許多人認為辦公自動化系統是一個比較簡單的系統，在系統推進的目標上也往往以其他業務軟件為藍本來制定，最常見的毛病就是僅僅以系統模塊為實施階段目標。然而辦公自動化系統和其他業務軟件最大的區別就在于他的應用模塊結構比較松散，應用模式也經常變化。應用人員面對軟件的角度也經常多變。有些看似非常簡單的業務在實際過程中卻是非常復雜的，所以用戶僅僅接受的模塊使用培訓往往會感覺和實際中應用存在很大的距離，這個問題不能很好地解決，可能將直接導致對軟件系統的抱怨。
二是片面地夸大辦公自動化系統在企業中的基礎地位。在制定目標上貪全圖大，試圖靠辦公自動化系統來解決所有的問題，這個問題處理不好，要不導致系統陷入無休無止的客戶化工作中，要不項目陷入僵局而停滯不前。所以我們認為在系統目標上應以企業管理的特色為基礎，將工作重點放在幾個明確的目標上，特別是那些其他應用軟件無法解決的問題環節上才是最合理的目標。金蝶根據自己的經驗，將辦公自動化系統所要完成的目標按其應用模式分為以下幾個
通過上述目標的確認，我們在實施過程中尤其是系統建設的啟動階段取得了非常良好的效果。
三是理念的問題。在企業中推行系統時，常常有的系統管理員會認為在企業中辦公自動化系統在企業中的地位較低，其應用的價值也比不上其他類似ERP、財務軟件等系統重要，因而缺乏信心和動力。其實這是對應用理論缺乏必要的了解而導致的結果。從目前來講隨著知識管理理念的普及，這一理念已經成為辦公自動化軟件的核心指導理念。辦公自動化軟件管理的正是企業所賴以發展的信息體系，這一點已經被許多具有高瞻遠矚的企業所認同。 辦公自動化系統可以將企業中大量的業務文檔，資料信息，賬簿報表，經驗總結進行有機的管理，在系統決策方面可以利用此系統來管理其他業務系統具有一定深度分析的結果報表，將其分門別類地存儲起來，供管理人員使用，這種方式不是會比在企業管理決策人員面前放置很多的查詢程序效率要高很多嗎?從這個角度講辦公自動化系統將可以把企業運作理論和經驗表現為一種適合各種崗位人員使用的顯性知識。另外一個角度的問題是，企業中的辦公自動化軟件運用人員同樣也會有一種想法，認為企業中的辦公系統知識為企業的領導服務的，其中沒有對自己的工作有太大的幫助。其實這也是一個誤區，辦公自動化在企業中實施最大的一個職能就是將企業中業務流程合理化，可監控化，透明化。這里可以消除的最大的問題就是避免了手工狀態的人為扯皮問題。當我們許多的辦事人員因為公司的辦事效率低而長嘆時，辦公自動化系統中的流程監控，事務催辦功能就可以為你帶來巨大的幫助了。
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